Déménagement, croissance des équipes, nouveaux modes de travail, réorganisation interne…
Les raisons de repenser ses bureaux sont nombreuses. Mais aménager des bureaux professionnels ne consiste pas simplement à choisir des tables, des fauteuils et quelques éléments de décoration.
Un projet réussi doit répondre aux usages des collaborateurs, optimiser les mètres carrés disponibles, respecter un budget, refléter l’identité de l’entreprise et, de plus en plus, limiter son impact environnemental. Alors, par où commencer ?
Voici les principales étapes à anticiper pour transformer des locaux en véritables espaces de travail.
1. Commencer par comprendre les besoins et les usages
Avant de parler mobilier ou décoration, il faut parler usages.
Combien de collaborateurs utilisent réellement les bureaux chaque jour ?
Quel est le niveau de télétravail ?
Les équipes travaillent-elles principalement seules ou en groupe ?
Combien de réunions sont organisées ?
Existe-t-il des besoins de confidentialité ?
Les collaborateurs disposent-ils d’espaces pour s’isoler ou échanger de manière informelle ?
Deux entreprises de 50 collaborateurs peuvent ainsi avoir besoin d’aménagements très différents. L’objectif est de traduire les modes de travail en espaces : postes individuels, open spaces, salles de réunion, espaces collaboratifs, zones de détente, espaces de restauration, accueil ou encore espaces confidentiels.
Un bon aménagement commence donc rarement par un catalogue de mobilier. Il commence par des questions.
Chez SCOP3, cette phase d'écoute et de définition du cahier des charges constitue d'ailleurs la première étape de l'accompagnement.
2. Travailler l’implantation avant de choisir le mobilier
Une fois les besoins identifiés, il faut déterminer comment utiliser l’espace disponible. L'objectif n'est pas nécessairement de faire entrer le maximum de postes de travail dans un minimum de mètres carrés. Il faut aussi réfléchir aux circulations, à la luminosité, aux zones de passage, au niveau de confidentialité, aux échanges entre équipes et à l’évolution future de l’entreprise.
Une implantation bien pensée peut parfois révéler un potentiel qui était jusque-là sous-exploité. C'est particulièrement important dans les entreprises dont l'organisation a évolué : développement du télétravail, augmentation des réunions à distance, croissance de certaines équipes ou multiplication des projets collaboratifs. Les bureaux doivent pouvoir suivre ces transformations.
3. Définir le budget global du projet
Le budget d'un aménagement dépend de nombreux facteurs : surface, travaux éventuels, quantité et type de mobilier, niveau de personnalisation, acoustique, décoration, livraison ou encore installation. Il est donc préférable de raisonner en budget global plutôt qu'en comparant uniquement le prix d'un bureau ou d'un fauteuil.
Certaines dépenses peuvent également être optimisées en combinant plusieurs solutions : conservation du mobilier existant, mobilier professionnel reconditionné, équipements éco-conçus et mobilier neuf lorsque celui-ci est nécessaire. Cette approche permet d'arbitrer en fonction de l'usage plutôt que d'appliquer la même solution partout.
Nous avons consacré un guide spécifique au prix d'un aménagement de bureaux et aux différents postes à anticiper.
4. Utiliser la 3D pour se projeter avant l’installation
Sur un plan 2D, une implantation peut sembler parfaitement cohérente.Dans la réalité, il est parfois beaucoup plus difficile d'imaginer les volumes, les circulations ou la place occupée par le mobilier. C'est tout l'intérêt de la modélisation 3D. Elle permet notamment de visualiser les futurs espaces, tester différentes implantations, comparer plusieurs choix de mobilier et ajuster le projet avant de passer à l'installation.
La 3D devient ainsi un outil d'aide à la décision, et pas simplement un outil esthétique. SCOP3 l'utilise notamment pour valider l'ergonomie, les circulations et le mobilier avant installation.
5. Choisir intelligemment son mobilier
Faut-il acheter du mobilier neuf ? Reconditionné ?
Conserver celui que l'entreprise possède déjà ?
La réponse n'est pas nécessairement la même pour tous les équipements.
La première étape consiste à regarder ce qui peut être conservé ou réutilisé. Les besoins complémentaires peuvent ensuite être couverts avec du mobilier professionnel reconditionné, de l'éco-conçu ou du neuf lorsque les contraintes du projet le nécessitent.
SCOP3 s'appuie par exemple sur du mobilier reconditionné par des partenaires professionnels agréés, ainsi que sur des solutions upcyclées et neuves éco-conçues. Cette combinaison permet de travailler simultanément l'esthétique, l'ergonomie, la disponibilité, le budget et l'impact environnemental.
6. Anticiper la livraison et l’installation
Un projet d'aménagement ne s'arrête pas lorsque le mobilier est commandé. Il reste à coordonner les délais, les livraisons, l'accès aux locaux, le montage et l'installation. Cette dimension devient particulièrement importante lors d'un déménagement ou lorsque l'entreprise doit continuer à fonctionner pendant son réaménagement. Un pilotage global permet donc de limiter le nombre d'interlocuteurs et d'anticiper les éventuels points de blocage.
Chez SCOP3, l'accompagnement couvre le projet jusqu'à l'installation des équipements.
7. Mesurer aussi l’impact environnemental de l’aménagement
L'aménagement d'un espace professionnel mobilise des matières premières, de la fabrication, du transport et de la logistique.
Il est donc pertinent d'intégrer la dimension environnementale dès la conception du projet. Conserver du mobilier existant, réemployer des équipements professionnels, sélectionner du mobilier reconditionné ou privilégier certaines solutions éco-conçues permet notamment de limiter le recours systématique au neuf.
L'impact peut également être mesuré. À l'issue de ses projets, SCOP3 remet par exemple une attestation détaillant les émissions de CO₂ évitées grâce aux choix réalisés.
Un aménagement réussi doit pouvoir évoluer
Un espace de travail n'est jamais complètement figé. Les effectifs changent. Les équipes évoluent. Les modes de travail aussi.
La réussite d'un aménagement ne se mesure donc pas uniquement à son apparence le jour de son inauguration.
Un bon espace doit être capable d'accompagner l'entreprise dans le temps. C'est pourquoi l'ergonomie, la modularité, la qualité du mobilier et l'anticipation des usages futurs doivent être intégrées dès le début du projet.
Vous avez un projet d’aménagement de bureaux ?
SCOP3 accompagne les entreprises partout en France, de la définition du besoin à l'installation : cahier des charges, conception, projection 3D, sélection de mobilier durable et mesure de l'impact carbone.